Platzreservierung mit der Veranstaltungsdatenbank

Die Corona-Schutzmaßnahmen machen es bei vielen Veranstaltungen erforderlich, dass Besucher sich vorher registrieren oder anmelden müssen. Für Online-Anmeldungen ist es dabei nicht nötig, in teure Ticketsysteme zu investieren, denn: Die Veranstaltungsdatenbank der EKvW bietet so eine Anmeldefunktion!

Wenn Sie z. B. Weihnachtsgottesdienste in der Veranstaltungsdatenbank erfassen, können Sie ein sog. Rückmeldeformular dazu gestalten, mit dem sich Interessierte zu dem Gottesdienst anmelden können. Sie können in dem Formular im Vorfeld Kontaktdaten abfragen, die Anzahl der Personen, die kommen möchten und mehr. Anmeldungen gehen bei Ihnen als Veranstalter per E-Mail ein oder können gesammelt als Excel-Datei heruntergeladen werden. Die Person, die sich anmeldet, erhält ebenfalls eine Bestätigungsmail mit ihren Daten, inklusive einem Link, mit dem die Anmeldung bei Bedarf storniert werden kann.

Um mit dem begrenzten Platzangebot umzugehen, können Sie sowohl die Gesamtzahl freier Plätze hinterlegen als auch festlegen, wie viele Plätze innerhalb einer Anmeldung gebucht werden können. Sind alle Plätze ausgebucht, erscheint ein Hinweis und weitere Anmeldungen sind nicht mehr möglich.

Gleichzeitig kommen auch über Telefon und andere Wege Anmeldungen herein. Hier können Sie mit wenigen Mausklicks die Zahl der als frei angezeigten Plätze korrigieren, damit es nicht zu Überbuchungen kommt.

Am Beispiel eines Weihnachtsgottesdienstes haben wir eine ausführliche Anleitung erstellt, wie man ein Anmeldeformular mit Platzbeschränkung erstellt. Sie können die Anleitung unten auf dieser Seite herunterladen. Die Funktion ist natürlich nicht auf Gottesdienste beschränkt, sondern lässt sich auch für Konzerte und andere Veranstaltungen nutzen.

Wenn Ihre Gemeinde die Veranstaltungsdatenbank der EKVW noch nicht benutzt, können Sie hier einen Zugang beantragen:

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich gerne per E-Mail an

support@ekvw.de.

Mehr zu Rückmeldeformularen:

https://handbuch.veranstaltungen-ekvw.de/rueckmeldeformulare

2 thoughts on “Platzreservierung mit der Veranstaltungsdatenbank”

  1. Ein großes Lob an die Entwickler – wirklich ein tolles Tool.

    Ich hätte allerdings eine Sache auf meiner Wunschliste:
    Es wäre toll, wenn es einen automatisierten Excel-Export der Angemeldeten zu einer definierbaren E-Mailadresse und Uhrzeit gäbe.
    Ich muss mich für jeden Gottesdienst morgens einloggen (so wie jetzt gerade) und die Listen exportieren. Wir haken die Besucher entsprechend ab.
    Das wäre toll, wenn das automatisiert an die jeweiligen Personen ginge, die den Gottesdienst leiten.
    Liebe Grüße aus Soest

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